Współczesne działy HR coraz częściej przyjmują podejście data-driven, wykorzystując dane do podejmowania decyzji i optymalizacji procesów. W dużych firmach, gdzie skala operacji jest ogromna, korzystanie z danych pozwala lepiej zarządzać zasobami ludzkimi, poprawiać efektywność i zwiększać zaangażowanie pracowników. W tym artykule przedstawiamy kluczowe wskaźniki, które pomagają monitorować i usprawniać procesy w obszarach rekrutacji, dbania o pracowników i zarządzania zespołami. Wskaźniki dzielimy ze względu na sfery działania.
Wskaźniki związane z rekrutacją
Czas na do zatrudnienia — to średni czas mierzony od momentu pojawienia się zapotrzebowania na pracownika do pierwszego dnia jego zatrudnienia. Ten wskaźnik może być szczególnie istotny w przypadku sektora produkcyjnego, w którym skompletowanie załogi bezpośrednio przekłada się na wydajność fabryki (braki w zespołach generują realne straty, ponieważ w przypadku zadań fizycznych lub wymagających dużej uważności przeniesienie obowiązków z jedną osobę na drugą jest niemal niewykonalne).
Czas rekrutacji na dane stanowisko — to czas, jaki upływa od momentu powstania wakatu do zaakceptowania oferty przez kandydata. Do czasu rekrutacji nie doliczamy okresu wypowiedzenia nowo przyjętej osoby. Mierzenie czasu rekrutacji dla każdej roli jest oczywiście pewnym wyzwaniem, jednak warto to robić. Znając takie wskaźniki dla każdego ze stanowisk, jesteśmy w stanie znacznie lepiej planować w czasie działania rekrutacyjne.
Koszt zatrudnienia — wbrew pozorom jest to dość pojemny wskaźnik, w którym uwzględniamy wszystkie koszty, jakie ponosimy w związku z rekrutacją na stanowisko — od kosztów publikacji oferty, przez wynagrodzenia rekruterów, aż po koszty związane z onboardingiem kandydata, kosztami relokacji. Monitorowanie kosztu zatrudnienia bywa pomocne w estymacji budżetów, a także pozwala skuteczniej monitorować skuteczność rekruterów. Wzrost kosztów zatrudnienia może być sygnałem, że efektywność działu spada
Efektywność kanałów rekrutacji — warto stworzyć system do mierzenia tego, ile aplikacji pochodzi z poszczególnych kanałów rekrutacji. Pozwoli nam to określić, gdzie powinniśmy zamieszczać nasz oferty pracy i w jaki sposób je promować. Pamiętajmy, że każda branża ma swoją specyfikę. Podczas gdy w rekrutacji specjalistów IT całkiem skutecznym kanałem może być LinkedIn, w przypadku zatrudniania pracowników liniowych lepiej sprawdzą się popularne portale z ogłoszeniami. Warto też zwrócić uwagę na fakt, że skuteczność kanałów niekiedy zmienia się w czasie, a mierzenie ich efektywności pozwoli nam w porę zaobserwować te zmiany i odpowiednio na nie zareagować.
Wskaźniki związane ze strukturą zatrudnienia
Rotacja — określa procentowy udział pracowników, którzy opuścili firmę w danym okresie, w stosunku do całkowitej liczby zatrudnionych. Wysoka rotacja może wskazywać na problemy organizacyjne, takie jak niskie zaangażowanie pracowników, niska satysfakcja lub niewłaściwe warunku zatrudnienia. Na pewno obserwując znaczący wzrost rotacji, należy przyjrzeć się poziomowi wynagrodzeń i koszykowi benefitów w odniesieniu do tego, co oferuje konkurencja. W dużych firmach rotacja może różnić się w zależności od działu lub lokalizacji, dlatego ważne jest analizowanie jej na różnych szczeblach organizacji.
Retencja — mierzy procent pracowników, którzy pozostali w organizacji przez określony czas. To wskaźnik szczególnie istotny dla działów HR, ponieważ stabilność zespołów wpływa na efektywność i morale pracowników. Poprawa wskaźnika retencji może wymagać działania w obszarze rozwoju talentów, programów lojalnościowych, czy dostosowania polityki wynagrodzeń do oczekiwań rynku.
Retencja = (liczba pracowników, którzy pozostali w organizacji / całkowita liczba pracowników na początku okresu) × 100%
Wskaźnik mobilności wewnętrznej — (ang. Internal Mobility Rate) wyznaczamy, obliczając procent pracowników, którzy zmienili stanowisko lub awansowali w ramach organizacji. To ważne narzędzie do mierzenia szans i rozwoju na karierę w firmie. Wysoki poziom mobilności wewnętrznej wskazuje, że firma inwestuje w rozwój pracowników, co może przyciągać talenty i zmniejszać rotację. Warto monitorować ten wskaźnik szczególnie zwłaszcza w dużych organizacjach, w których wewnętrzne rekrutacje mogą znacząco obniżyć koszty i czas potrzebny na znalezienie odpowiednich kandydatów.
Wskaźniki związane z satysfakcją pracownika
eNPS — Employee Net Promotor Score to wskaźnik do wyznaczania satysfakcji pracowniczej. Sam NPS jest uniwersalną metodą określania satysfakcji również w obszarze produktu i doświadczeń klientów. Employee Net Promotor Score pokazuje, na ile pracownicy są skłonni polecić firmę jako dobre miejsce pracy. Wynik uzyskuje się poprzez zadanie jednego pytania: Jak bardzo na skali od 0 do 10 poleciłbyś/abyś tę firmę jako miejsce pracy?
Odpowiedzi są klasyfikowane jako:
- Promotorzy (ocena w zakresie 9–10) — najbardziej zadowoleni i zaangażowani pracownicy.
- Neutralni (ocena w zakresie 7–8) — zadowoleni, ale niekoniecznie lojalni.
- Detraktorzy (ocena w zakresie 0–6): niezadowoleni pracownicy, potencjalnie mogą szkodzić wizerunkowi firmy.
eNPS = (% promotorów − % detraktorów)
Generalnie uznaje się, że eNPS przekraczający 50% może być uznawany za całkiem niezły wynik, gdyż w praktyce oznacza to, że więcej jest zadowolonych niż niezadowolonych pracowników. Z drugiej strony wskaźnik eNPS najlepiej monitorować na bieżąco, by dostrzegać jego zmiany w na przestrzeni czasu, a także w odniesieniu do oferowanego pakietu benefitów i podejmowanych działań w zakresie budowania kultury organizacyjnej.
Zaletą tej metody na pewno jest łatwość wdrożenia. Ankiety składające się tylko z jednego pytania zazwyczaj nie budzą oporów wśród pracowników, ważne jednak, by były absolutnie anonimowe.
Poziom absencji — mierząc absencję, bierzemy pod uwagę procentowy udział dni nieobecności pracowników w stosunku do całkowitej liczby dni roboczych. Wysoka absencja może sygnalizować problemy związane z kulturą organizacyjną, zdrowiem pracowniczym lub stresem zawodowym. Wskaźnik ten będzie szczególnie ważny dla fabryk, ponieważ każda nieobecność pracownika bezpośrednio wpływa na wydajność produkcji. Braki w załodze mogą prowadzić do opóźnień w realizacji zamówień, konieczności wprowadzenia nadgodzin lub przestojów na liniach produkcyjnych.
Wskaźniki okołofinansowe
Human Capital ROI — ten wskaźnik służy do oceny, ile firma zarabia w stosunku do każdej wydanej złotówki na wynagrodzenia oraz benefity. To jeden z najważniejszych wskaźników dla działów HR, ponieważ pokazuje, jak efektywnie organizacja zarządza swoim kapitałem ludzkim.
Human Capital ROI = (przychody − koszty operacyjne) / całkowite koszty pracy
Monitorowanie tego wskaźnika pozwala na ocenę opłacalności inwestycji w pracowników, takich jak szkolenia, benefity czy programy rozwoju talentów, a co za tym idzie działań prowadzonych przez zespoły HR. Spadek wskaźnika może sugerować, że firma powinna skupić się na poprawie efektywności lub zmienić strategię zarządzania zasobami ludzkimi. HC ROI będzie odpowiednim wskaźnikiem właśnie dla dużych organizacji. To one podejmują bowiem liczne inicjatywy związane z budowaniem wizerunku atrakcyjnego pracodawcy, równolegle dbają o rozwój kultury organizacyjnej oraz szkolą pracowników, tworząc dla nich wewnętrzne ścieżki kariery.
Nie ma uniwersalnych rad, które pozwolą zbudować idealny system KPI dla działu HR w każdej organizacji. Istotna jest specyfika branży, firmy i dopasowanie wskaźników efektywności do działań, jakie regularnie prowadzi przedsiębiorstwo we wszystkich obszarach Human Resources. Na pewno warto mierzyć KPI w odniesieniu do ogólnych wskaźników kluczowych dla całej organizacji (np. w przypadku fabryk będzie to wydajność), a także obserwować zmiany wskaźników w czasie. Pamiętajmy też o tym, że podejście data-driven nie oznacza przejścia na bezduszną kalkulację. Docelowo dane i ich miary mają nam pomóc w modelowaniu działań i strategii HR w taki sposób, by kultura organizacji oraz wszelkie inicjatywy jeszcze skuteczniej wpływały na zadowolenie i dobrostan pracowników. A jeśli chcesz poznać wpływ benefitów na satysfakcję pracowniczą, skontaktuj się z nami, chętnie podzielimy się swoją wiedzą w tym zakresie.