Koniec roku to czas rozliczeń i podsumowań budżetowych. Wiele firm jest prawnie zobligowanych do organizowania dla swoich pracowników posiłków regeneracyjnych (zwanych również profilaktycznymi). Są to posiłki o konkretnych właściwościach, przysługujące osobom wykonującym swoje obowiązki w trudnych warunkach (np. pod ziemią, przy usuwaniu klęsk żywiołowych) lub takim, których praca wiąże się z dużym wydatkiem energetycznym. Zanim rozpatrzymy konkretne kwestie związane z księgowością, przedstawimy tabele, które pomogą Ci określić, czy posiłki finansowane przez Twoją firmę na pewno są posiłkami regeneracyjnymi w świetle przepisów (a to bardzo istotne).
| Zawartość węglowodanów | ok. 50—55% |
| Zawartość tłuszczów | ok. 30—35% |
| Zawartość białek | ok. 15% |
| Kaloryczność | ok. 1000 kcal |
| Forma posiłku | jedno danie gorące |
| Pora podania | w czasie regulaminowej przerwy obiadowej, po 3-4 godzinach pracy |
| Rodzaj obciążenia | Kobieta | Mężczyzna |
| Wydatek energetyczny w czasie zmiany | powyżej 1100 kcal (4605 kJ) | powyżej 2000 kcal (8374 kJ) |
| Wydatek energetyczny w czasie zmiany + stała temperatura w pomieszczeniu zamkniętym | 1000 kcal (4187 kJ) + powyżej 10°C | 1500 kcal (6280 kJ) + powyżej 10°C |
| Wydatek energetyczny w czasie zmiany + WBGT (wskaźnik obciążenia termicznego) | 1000 kcal (4187 kJ) + powyżej 25°C | 1500 kcal (6280 kJ) + powyżej 25°C |
| Wydatek energetyczny w czasie zmiany na otwartej przestrzeni w okresie 1 XI do 31 III | 1000 kcal (4187 kJ) | 1500 kcal (6280 kJ) |
| Specyficzne miejsce pracy | pod ziemią | pod ziemią |
| Obowiązki | usuwanie skutków klęsk żywiołowych lub innych zdarzeń losowych | usuwanie skutków klęsk żywiołowych lub innych zdarzeń losowych |
Posiłki regeneracyjne a podatek od osób fizycznych
Posiłki profilaktyczne są zapewniane pracownikom przez pracodawcę na mocy przepisów BHP, a konkretnie Rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 26 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Ze względu na to nie stanowią podstawy opodatkowania, nie pobiera się od nich podatku PIT. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są „świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy”.
Zwolnione z podatku są zarówno posiłki profilaktyczne wydawane w kantynie, zamawiane od zewnętrznych dostawców, jak i te, które pracodawca zapewnia pracownikom za pomocą bonów, talonów i kart przedpłaconych. Istotnie jest to, by pracownik mógł za pomocą udostępnianych mu środków płatności zakupić tylko posiłki lub produkty spożywcze. Bony lub talony muszą zatem być stricte żywieniowe, a karty typu prepaid — lunchowe.
Posiłki regeneracyjne a składki ZUS
Na podstawie aktu prawnego regulującego zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (§ 2 ust. 1 pkt 6) wartość posiłków profilaktycznych jest zwolniona ze składek ZUS. Tak jak w przypadku PIT ulga obejmuje również posiłki zamawiane, bony i talony żywieniowe oraz karty lunchowe.
Posiłki profilaktyczne jako koszt uzyskania przychodu
Koszty posiłków regeneracyjnych stanowią wydatki, które pracodawca ponosi w celu zapewnienia pracownikom odpowiednich warunków pracy. Z tego tytułu pod koniec 2022 r. do Krajowej Informacji Skarbowej wpłynęła prośba o interpretację stanowiska podatkowego, wedle którego firma może zaliczyć posiłki regeneracyjne do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Odpowiedź KIS jest jednoznaczna — by firma mogła wpisać dany wydatek do kosztów podatkowych, musi on spełniać następujące kryteria:
- jest pokrywany z zasobów majątkowych podatnika,
- jego wartość nie zostanie zwrócona podatnikowi,
- jest związany z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów bądź może mieć wpływ na wielkość osiąganych przychodów,
- został odpowiednio udokumentowany,
- nie znajduje się w grupie wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 wyżej wymienionej ustawy.
Zgodnie z interpretacją podatkową wydatki na posiłki regeneracyjne dla pracowników spełniają wszystkie te kryteria i ze względu na to mogą być zaliczane do kosztów podatkowych. Dotyczy to wydatków na usługi przygotowania i wydawania pracownikom posiłków profilaktycznych oraz bonów żywnościowych na te posiłki. Należy jednak pamiętać o prowadzeniu dokładnej ewidencji zamawianych dań.
Wiele przepisów i aktów prawnych jest istotnych przy rozliczaniu posiłków regeneracyjnych. Mamy nadzieję, że ten artykuł pomoże Ci prawidłowo ująć je w budżecie. A jeśli mimo tego uznasz, że to niełatwe zadanie, może warto przekazać organizację posiłków profilaktycznych specjalistom, a zaoszczędzony czas poświęcić na rozwój biznesu? Skontaktuj się z nami, zaoferujemy Ci posiłki w atrakcyjnych cenach, a gratis otrzymasz od nas platformę umożliwiającą automatyczne rozliczenia zamówień i integrację z systemami kadrowo-płacowymi. Zobacz, jak wiele zyska Twoja firma, organizując jedzenie z Lunchspot.
Podstawa prawna:
- Rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 26 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
- Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych
- Interpretacja – 0114-KDIP3-2.4011.625.2018.2.AK1