Jeśli rozważasz wprowadzenie dofinansowania do posiłków pracowniczych w swojej firmie, zapewne zastanawiasz się nad tym, jak prawidłowo je rozliczać. Ulga ZUS, zwolnienie z podatków — dowiedz się, na co zwrócić uwagę, aby zachować oszczędność, organizując napoje i posiłki dla pracowników. W tym tekście krok po kroku pokazujemy, jak rozliczać benefity żywieniowe w firmie.
Choć rozliczanie posiłków pracowniczych może wydawać się wyzwaniem, to jednak wcale nie musi być trudne. Wystarczy, że przeczytasz uważnie nasz artykuł, by wiedzieć, na jakie aspekty finansowania posiłków zwrócić uwagę w celu ich poprawnego rozliczenia. Na końcu tekstu znajdziesz również ustawy i rozporządzenia istotne przy rozliczaniu finansowania posiłków pracowniczych.
1. Określ formę organizacji posiłków
Jest wiele form finansowania posiłków w firmie — możesz wydawać pracownikom obiady w zakładowej kantynie, zapewniać im bony lub karty lunchowe, regularnie zamawiać jedzenie na dowóz z lokalnego cateringu. Możesz również korzystać z wirtualnej stołówki, w której posiłki będą wydawane na talerzach z kontrolą odbioru lub w ekologicznych pudełkach. Forma dofinansowania i organizacji posiłków ma znaczenie przy ich rozliczaniu — na inne niuanse należy zwrócić uwagę przy rozliczaniu bonów pracowniczych, na jeszcze inne w przypadku opodatkowania jedzenia na dowóz.
Nie bez znaczenia pozostaje również kwestia, czy posiłki, które zapewniasz, to posiłki regeneracyjne. Pamiętaj, że posiłki profilaktyczne, które pracodawca zapewnia na mocy Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, są zwolnione z podatków. Oczywiście trzeba pamiętać, że posiłki te przysługują tylko pracownikom pracującym w specyficznych warunkach, a także muszą spełniać konkretne kryteria związane z formą i kalorycznością (precyzyjne informacje na ten temat znajdziesz w treści rozporządzenia lub w naszym tekście na temat posiłków regeneracyjnych).
Weź również pod uwagę formę samego dofinansowania. Wielu pracodawców zastanawia się, czy można wypłacić ekwiwalent za posiłki regeneracyjne. Jeśli pracodawca uzna, że woli wypłacić pracownikom ekwiwalent pieniężny na jedzenie, zamiast zająć się organizacją posiłków, to wówczas nie może skorzystać z ulgi ZUS na te świadczenia.
2. Doprecyzuj kwotę dofinansowania, by móc skorzystać z ulgi ZUS
Gdy planujesz finansować posiłki dla pracowników, zastanów się nad kwotą dofinansowania. Kwota ta powinna być na tyle wysoka, by pracownik rzeczywiście odczuł jej realną wartość w perspektywie miesiąca (przy obecnej inflacji dofinansowanie w wysokości 30 złotych na miesiąc dla jednego pracownika będzie za niskie). Weź pod uwagę, że obecnie ulga na ZUS na posiłki dla pracowników wynosi 300 złotych miesięcznego dofinansowania dla jednej osoby. Jeśli dajesz pracownikom dofinansowanie poniżej tej kwoty, to nie stanowi ono podstawy do obliczenia składek ZUS.
3. Pamiętaj o zwolnieniach z podatków
Wspominaliśmy już o tym, że z podatków zwolnione są posiłki regeneracyjne. Trzeba pamiętać, że problematyczne mogą okazać się posiłki profilaktyczne zapewniane w formie bonów. Bony te muszą być stricte żywieniowe, by pracodawca mógł odpisać je od kosztów podatkowych. Jeśli pracownik może oferowane bony wymienić na inne produkty niż spożywcze, wówczas zwolnienie z podatku nie obowiązuje.
Według interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej posiłki, które firma zapewnia pracownikom dobrowolnie, stanowią koszt podatkowy.
4. Postaw na automatyzację
Przy rozliczaniu posiłków istotną sprawą jest ich systematyczne ewidencjonowanie. Pamiętaj, że jeśli korzystasz z ulg podatkowych, to Twoim obowiązkiem jest prowadzenie rejestru kosztów konkretnych posiłków i dofinansowań. Możesz oddelegować to zadanie odpowiedniemu pracownikowi, by ten na podstawie zamówień i faktur od restauratora prowadził rejestr. Warto jednak wybrać rozwiązanie, w którym wszystkie finansowane posiłki będą zapisywać się automatycznie — w ten sposób oszczędzisz czas. Co więcej, Lunchspot oferuje równie integrację raportów zamówień z popularnymi systemami kadrowo-płacowymi oraz możliwość zamawiania posiłków i kontrolę ich odbioru przez kartę pracowniczą RFID lub kod QR. Dzięki technologii możliwa jest optymalizacja zamówień i ograniczenie strat posiłków nawet o 20%, a tym samym obniżenie kosztów dofinansowania o taki sam procent.
Prawidłowe rozliczanie posiłków dla pracowników wymaga rozeznania w przepisach. W zamian za to może jednak przynieść oszczędność firmie przy jednoczesnej korzyści dla pracownika. Rozliczając posiłki, warto zwracać uwagę, na formę ich organizacji, pamiętać o kwocie ulgi ZUS i zawiłościach podatkowych. Dobrym pomysłem jest również uproszczenie całego rozliczania za pomocą narzędzi oferujących integrację z oprogramowaniem kadrowo-płacowym.
1. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.