Firmy, które oferują benefit lunchowy dla swoich pracowników lub rozważają jego wprowadzenie, doskonale wiedzą, że ustalenie kwoty i rodzaju dofinasowania do posiłków nie jest zadaniem łatwym. Od tego w dużej mierze zależy, czy pracownicy będą zadowoleni z benefitu i czy będą go chętnie wykorzystywać. Można powiedzieć, że umiejętne ustalenie kwoty dofinansowania do posiłków to sztuka. Chodzi przecież o to, by maksymalnie podwyższyć satysfakcję pracowników i jednocześnie nie obciążyć nadmienie budżetu firmy.
Czy smaczny i zdrowy posiłek musi być drogi?
To nie prawda, że tylko drogie rzeczy mają realną wartość i dobrą jakość. Na finalną cenę posiłku składa się wiele czynników. Nierzadko dostawca benefitu lunchowego może też pomóc w wynegocjowaniu niższych stawek za konkretne dania. Dlaczego restauratorowi miałaby się opłacać współpraca, w ramach której oferuje coś taniej? To proste — w takim układzie ma on możliwość regularnego sprzedawania określonej większej liczby dań, na które zawsze znajdzie rynek zbytu. Zyskuje w ten sposób regularny przypływ środków finansowych, łatwiej mu również zaplanować wydatki i zakupy na kolejne tygodnie, marnuje też mniej przygotowywanych posiłków. Dla restauracji jest to bardzo korzystna forma współpracy, która zapewnia mu stabilizację.
Rodzaje dofinansowań
Dzienne
Pracownik otrzymuje określoną kwotę dofinansowania i może ją wykorzystać w ciągu jednego dnia. Ten wariant dofinansowania ma wiele zalet, ale przede wszystkim warto podkreślić, że świetnie wspiera budowanie zdrowych nawyków żywieniowych wśród pracowników. Przy dziennym dofinansowaniu użytkownik każdego dnia ma powód do tego, by zamówić jakiś posiłek (bo widzi, że dzięki codziennemu dofinansowaniu ma realną korzyść). Jest to zachęta do regularnego spożywania pełnowartościowego jedzenia. Co więcej, pracownicy mogą też zamawiać posiłki z wyprzedzeniem, co jest motywacją do świadomego planowania jadłospisu.
W skrócie
- Dofinansowanie dzienne buduje zdrowe nawyki (regularne spożywanie pełnowartościowych posiłków).
- Ten rodzaj dofinansowania ułatwia planowanie jadłospisu z wyprzedzeniem.
Miesięczne
Tutaj kwota dofinansowania jest przyznawana na każdy miesiąc i pracownik może ją wykorzystać tak, jak chce. Daje to sporo swobody użytkownikom — jeśli mają ochotę, mogą wykorzystać całą sumę w ciągu jednego tygodnia i wybierać same najdroższe dania lub rozdysponować kwotę na każdy dzień. Wadą tego wariantu jest fakt, że może on przyczyniać się do niepełnego wykorzystania kwoty w ciągu miesiąca lub wręcz przeciwnie — gdy pracownik za szybko wyda całą sumę, wówczas odczuje brak dofinansowania pod koniec miesiąca i będzie zmuszony zrezygnować z posiłków lub pokryć ich koszt z własnej kieszeni.
W skrócie
- Dofinansowanie miesięczne to swoboda wykorzystania dla pracownika.
- Wada — więcej środków może przepaść i zostać niewykorzystanych (trudniejsze planowanie zamówień na każdy dzień).
Procentowe
W tym wariancie dofinansowania pracodawca pokrywa określony procent ceny każdego posiłku. Choć taka forma benefitu daje dużo swobody pracownikom, to jednak utrudnia planowanie wydatków pracodawcy. Nie jest on nigdy w stanie przewidzieć w 100%, w jakich cenach posiłki zakupią pracownicy w kolejnym miesiącu, w związku z tym trudniej mu zaplanować budżet. Dofinansowanie procentowe również nieco słabiej obrazuje realną wartość benefitu dla korzystających. Mimo wszystko procent od ceny trudniej szybko przeliczyć sobie w głowie niż określoną kwotę miesięczną lub dzienną dofinansowania podaną w złotówkach. Wybór tego wariantu może też sprawić, że nie wszyscy będą tak chętnie korzystać z benefitu. Niewykorzystanie 8 złotych widocznych w aplikacji może wydać się rzeczywistą stratą, z kolei, utrata X% od ceny posiłku, który nie został zakupiony, już niekoniecznie.
W skrócie
- Wariant procentowy to swoboda dla pracownika, ale trudniejsze szacowanie kosztów dla pracodawcy
- Ten wariant dofinansowania może nieco gorzej zachęcać do korzystania z benefitu.
Procentowe z limitem
Dofinansowanie procentowe z limitem działa podobnie jak poprzedni wariant dofinansowania, jednak z pewnymi ograniczeniami. Wysokość dofinansowania na każdy posiłek wyliczana jest procentowo, ale nie może przekroczyć pewnej kwoty (np. 200 złotych miesięcznie lub 10 złotych dziennie). Z jednej strony daje to pewną swobodę korzystania pracownikowi, z drugiej strony umożliwia pracodawcy bardziej precyzyjne planowanie budżetu na benefit. Wadą takiego rozwiązania jest jego skomplikowanie. Im bardziej złożona forma dofinansowania, tym mnie transparentne są dla pracowników reguły gry związane z benefitem i tym mniej chętnie oni z niego korzystają.
W skrócie
- Choć dofinansowanie procentowe z limitem daje swobodę pracownikowi i możliwość planowania budżetu pracodawcy, to jednak w praktyce jego reguły mogą okazać się niejasne.
Jak ustalić rodzaj i kwotę dofinansowania dla swojej firmy — praktyczne porady
Pierwszą kwestią, jaką musimy rozpatrzyć, określając dofinansowanie w swojej organizacji, jest jego rodzaj. Z doświadczeń naszych klientów wynika, że bardzo dobrze sprawdza się dofinansowanie dzienne i takie rozwiązanie rekomendujemy większości organizacji. Sprawdzi się ono zwłaszcza w sektorze produkcyjnym, gdzie pracownicy rzadziej pracują zdalnie, pracują w dłuższych blokach czasowych i potrzebują regularnie jeść sycące i bogate w składniki odżywcze posiłki.
Dofinansowanie dzienne niesie również wiele korzyści dla pracodawcy. Przede wszystkim takie dofinansowanie stosunkowo łatwo dostosować kwotowo do możliwości finansowych firmy, w razie potrzeby można je stopniowo zwiększać. Taki rodzaj dofinansowania przyzwyczaja również pracownika do tego, że codziennie korzysta z benefitu, stale więc dostrzega płynące z niego korzyści i docenia go. Dofinansowanie dzienne do posiłku z jednej strony motywuje pracowników do przychodzenia do miejsca pracy, by móc wykorzystać benefit.
Opcja dziennego dofinansowania jest też atrakcyjna dla pracodawcy ze względu na to, że zawsze wygeneruje oszczędności w stosunku do szacunkowych wydatków na benefit. Każda nieobecność pracownika w pracy lub niezamówiony osiłek przekłada się na mniej wydanych pieniędzy.
W skrócie
- W branży produkcyjnej chętnie wybieranym wariantem jest dofinansowanie dzienne.
- Dofinansowanie dzienne do posiłku w miejscu pracy zachęca pracowników do przychodzenia do biura, z drugiej strony każdy dzień nieobecności pracownika generuje oszczędność dla pracodawcy.
Czy dofinansowanie powinno w całości pokrywać ceny większości posiłków?
Z pozoru takie rozwiązanie wydaje się być bardzo atrakcyjną opcją dla pracowników i powodować bardzo duży wzrost ich satysfakcji. Jednak doświadczenia naszych klientów są zgoła inne. W rzeczywistości użytkownicy najbardziej doceniają wartość posiłków, do których muszą dopłacić 1-6 zł. Wówczas zamawiają to, czego faktycznie potrzebują i czują swego rodzaju zaangażowanie w kupowane posiłki. W myśl zasady, że najlepiej doceniamy to, w co musimy włożyć jakąś wartość.
W systemie Lunchspot dla wygody pracodawcy każdy użytkownik ma swój wirtualny portfel, który może doładować dowolną metodą płatności online. W ten sposób firma nie musi potrącać z pensji pracownika kosztów powyżej dofinansowania. Większość firm wybiera taką opcję w 2024 roku.
W skrócie
- Bardzo dobre efekty daje dofinansowanie, przy którym pracownik dopłaca ok. 1-6 złotych do większości posiłków.
- Szukaj rozwiązań, które wspierają wygodne płatności, np. przez funkcję wirtualnego portfela i możliwości podpięcia karty na stałe.
Odpowiednia kwota, czyli jaka?
Jakie dofinansowanie jest zatem optymalne? Oczywiście odpowiedź na to pytanie w dużej mierze zależy od aktualnej siły nabywczej pieniądza. Firmy z branży produkcyjnej, które finansują posiłki swoim pracownikom razem z Lunchspot, obecnie decydują się na dzienne dofinansowanie w wysokości 10-12 złotych. Taka kwota pozwala pracownikowi codziennie zamówić jakiś mniejszy posiłek, a jednocześnie do większych dań obiadowych musi on dopłacić kilka złotych. Nie je on zupełnie za darmo, ale jednocześnie zamówienia z dofinasowaniem są naprawdę atrakcyjne cenowo i pozwalają pracownikowi wprowadzić realne oszczędności do budżetu domowego. Firmy, które oferują rekomendowanie przez nas sumy dofinansowania, notują około 80% wykorzystania benefitu.
Pamiętajmy jednak o tym, by kwota pokrywana przez pracodawcę nie była za niska. Jeśli dzienne dofinansowanie będzie niższe niż 8 złotych, istnieje zagrożenie, że pracownicy nie będą mogli zjeść nic sensownego w tej kwocie, co może przełożyć się na ich niezadowolenie i zarazem niskie wykorzystanie benefitu. A przecież nie o to chodzi.
W skrócie
- Obecnie (w II kwartale 2024 roku) sensowna kwota dofinansowania na dzień to 10-12 złotych dla pracownika.
- Zbyt niska kwota dofinansowania może negatywnie wpłynąć na satysfakcję pracownika i wykorzystanie benefitu.
Metoda małych kroczków
Oczywiście na etapie negocjacji z zarządem na temat wprowadzenia benefitu żywieniowego, należy postępować rozważnie. Niekiedy na początek lepiej wystąpić z propozycją wprowadzenia niższego dofinansowania. Gdy od razu zaproponujemy wysoką kwotę objętą ulgą, może się to okazać za dużym obciążeniem budżetu i łatwo zostać zablokowane na jakiś etapie. Jeśli zaczniemy od niewielkiej sumy dofinansowania na pracownika, to też dobrze — tak jak pisaliśmy, kwotę tę można sukcesywnie zwiększać, w miarę adaptowania benefitu w firmie.
W skrócie
- Lepszy wróbel w garści niż gołąb na dachu. Początkowo możemy zdecydować się na niższą sumę dofinansowania do posiłków i zwiększyć ją, gdy benefit żywieniowy przyjmie się w firmie.
Mamy nadzieję, że nasze porady związane z dofinansowaniem do posiłku okażą się przydatne. Choć ustalenie kwoty jest dość żłożonym tematem, z pewnością warto pochylić się nad to kwestią. To w dużej mierze od niej zależy realny wpływ benefitu żywieniowego na satysfakcję pracowniczą. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszych doświadczeniach z polityką finansowania posiłków w firmach, skontaktuj się z nami — chętnie pomożemy. A jeśli szukasz benefitu lunchowego, to już nie musisz szukać dłużej, po prostu sprawdź Lunchspot!