Posiłki dla pracowników a składki ZUS i podatek dochodowy
Posiłki dla pracowników to jeden z popularnych benefitów pozapłacowych, który może zwiększyć zaangażowanie zespołu i zadbać dobrostan pracowników. W zależności od sposobu finansowania posiłków, ich wartość może podlegać składkom ZUS oraz opodatkowaniu. Kluczowe jest zrozumienie przepisów, aby uniknąć niepotrzebnych kosztów i poprawnie rozliczyć świadczenia.
Kiedy posiłki dla pracowników są zwolnione z PIT?
Zgodnie z przepisami, posiłki dla pracowników mogą być zwolnione z podatku dochodowego, jeśli spełniają określone warunki:
- Są wydawane w postaci posiłków profilaktycznych w warunkach szczególnie uciążliwych dla zdrowia (art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT).
- Nie przekraczają limitu zwolnienia podatkowego, który wynosi obecnie 450 zł miesięcznie na pracownika (stan na 2024 rok) (art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT).
- Są finansowane przez pracodawcę i udostępniane w formie bonów, talonów, kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków lub produktów spożywczych do ich przygotowania (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 7.09.2022 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.574.2022.2.MN).
- Są zapewniane wszystkim pracownikom danej firmy, a nie tylko wybranej grupie (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT).
Jak rozliczyć posiłki dla pracowników w ZUS?
Pracodawcy, którzy finansują posiłki dla pracowników, powinni zwrócić uwagę na następujące kwestie:
- Jeśli wartość posiłków przekracza miesięczny limit zwolnienia, różnica podlega składkom ZUS (par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).
- Nieodpłatne świadczenia (np. darmowe obiady w stołówce firmowej) mogą stanowić przychód podlegający opodatkowaniu (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT).
- Koszty związane z dofinansowaniem posiłków mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu w działalności firmy (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT).
- Pracodawca musi prowadzić odpowiednią dokumentację dotyczącą przyznawanych posiłków i ich finansowania (art. 94 pkt 9a KP).
Czy posiłki regeneracyjne są opodatkowane?
Posiłki regeneracyjne, które pracodawca zapewnia pracownikom wykonującym pracę w warunkach szczególnie uciążliwych, nie podlegają opodatkowaniu ani oskładkowaniu, jeśli są zapewniane w formie określonej przepisami (art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT; par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia MPiPS).
Dofinansowanie do posiłków a obowiązki pracodawcy
Dofinansowanie posiłków może przybierać różne formy:
- Karty przedpłacone uprawniające do zakupu posiłków – zwolnione ze składek ZUS do określonego limitu (par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia MPiPS).
- Bezgotówkowe dodatki na zakup posiłków – jeśli nie są rozliczane jako posiłki profilaktyczne, podlegają opodatkowaniu (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT).
- Dofinansowanie posiłków w placówkach gastronomicznych – zależne od modelu finansowania (bezpośrednio przez firmę lub jako świadczenie pieniężne ponoszone przez pracownika) (interpretacja Dyrektora KIS z 10.11.2021 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.757.2021.2.MK).
- Refundacja wydatków na posiłki – jeśli pracownik dostarczy rachunki, pracodawca może zwrócić koszty posiłków, jednak w takim przypadku konieczne jest ustalenie odpowiednich zasad rozliczania (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT).
Korzyści dla pracowników i pracodawców
Wprowadzenie w firmie posiłków dla pracowników ma liczne korzyści. Wpływa pozytywnie na:
- higienę pracy i bezpieczeństwo – szczególnie w warunkach uciążliwych,
- produktywność i zdrowie pracowników,
- employer branding – podnosi atrakcyjność firmy na rynku pracy,
- zmniejszenie absencji – zdrowa dieta może wpływać na mniejszą liczbę zwolnień lekarskich.
Dzięki odpowiedniemu podejściu do rozliczania posiłków pracodawcy mogą skutecznie zarządzać benefitami, zwiększając zaangażowanie pracowników oraz dbając o ich zdrowie i dobrostan.
[1] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
[2] Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 7.09.2022 r.
[3] Rozporządzenie MPiPS ws. ustalania podstawy wymiaru składek
[4] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych
[5] Kodeks pracy
[6] Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 10.11.2021 r.