Posiłki regeneracyjne dla pracowników — rozporządzenie, podatki. Co warto wiedzieć?
Możliwość otrzymania pełnowartościowego posiłku oraz napojów jest bardzo ważna dla komfortu pracy zatrudnionych. Pracodawca może się o to zatroszczyć w ramach dodatkowego benefitu, finansowanego z funduszu socjalnego, ale w przypadku niektórych stanowisk obowiązkiem jest zapewnianie pracownikom posiłków profilaktycznych i regeneracyjnych. Co kryje się pod tym pojęciem i komu przysługują ciepłe posiłki oraz zimne i gorące napoje? Warto wiedzieć, jak wywiązać się z powyższych obowiązków!
Posiłki regeneracyjne – rozporządzenie. Jakie wytyczne się w nim znajdują?
Wszystkie informacje na temat posiłków regeneracyjnych pracodawca może znaleźć w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 28.05.1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Przepisy regulują najważniejsze kwestie związane z uprawnieniami do otrzymania tej formy wsparcia oraz zasady wydawania posiłków. Sięgając po rozporządzenie, pracodawca dowie się m.in.:
- jakim grupom pracowników przysługują posiłki regeneracyjne,
- kiedy powinny być wydawane posiłki i napoje,
- jakie powinny być wartości kaloryczne wydawanych posiłków i udział poszczególnych składników odżywczych,
- czy jest możliwe wypłacenie ekwiwalentu za posiłki profilaktyczne,
- jak zorganizować wydawanie posiłków regeneracyjnych pracownikom.
Komu przysługują posiłki regeneracyjne?
Posiłki regeneracyjne należy odróżnić od posiłków wydawanych przez pracodawcę dobrowolnie – jako dodatkowy benefit są one często finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i mogą wówczas obejmować wszystkich zatrudnionych. Gdy spełnione są określone zasady, wydawanie posiłków regeneracyjnych jest obowiązkiem nakładanym przez przepisy polskiego prawa i dotyczy wówczas określonej grupy. Kodeks pracy w art. 232 stanowi, że przysługują one pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych i pracujących pod ziemią. Wydawanie posiłków regeneracyjnych nie musi mieć zawsze charakteru ciągłego. Przysługują one również okresowo osobom pracującym na otwartej przestrzeni przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych.
Kiedy należą się posiłki regeneracyjne?
Okoliczności, które sprawiają, że pracodawca ma obowiązek zapewnić posiłek regeneracyjny swoim pracownikom, zostały bardzo dokładnie określone. Warto pamiętać, że niewywiązanie się z tego zadania może przynieść pracodawcy konsekwencje prawne!
Jednym z warunków otrzymania posiłku profilaktycznego jest tzw. efektywny wydatek energetyczny organizmu. Mówiąc najprościej, chodzi o ilość kilokalorii, które są wydatkowane podczas jednej zmiany roboczej. Dla obu płci są one inne i wynoszą odpowiednio: 1100 kcal dla kobiet oraz 2000 kcal dla mężczyzn. Przekroczenie tych wartości oznacza, że pracownik wykonujący obowiązki związane z wysiłkiem fizycznym powinien otrzymywać posiłki regeneracyjne.
Ustalając prawo do posiłku regeneracyjnego, istotny będzie także wskaźnik obciążenia termicznego, czyli w uproszczeniu temperaturą, w której wykonywane są obowiązki. W tym przypadku normy dla kobiet i mężczyzn wynoszą odpowiednio 1000 i 1500 kcal i dotyczą pracy w temperaturze poniżej 10 lub powyżej 25 stopni Celsjusza. Takie dodatki należą się także wówczas, gdy prace wykonywane są w przestrzeniach otwartych w okresie zimowym.
Posiłki regeneracyjne a przychód pracownika
To, czy posiłek finansowany przez pracodawcę będzie stanowił przychód dla pracownika i przez to zostanie obciążony PIT i składkami ZUS, zależy od jego charakteru. Jeśli spełnia on wszystkie warunki posiłku profilaktycznego, czyli będzie wydawany w formie jednego dania gorącego i napojów, a w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny przekracza określone wartości, wówczas nie można traktować go jako przychodu zatrudnionego, a zatem nie podlega on opodatkowaniu i oskładkowaniu. Warto pamiętać również, że szczegóły wydawania posiłków regeneracyjnych należy uregulować w odpowiednim dokumencie (np. regulaminie pracy). W innym wypadku ich udostępnianie może zostać zdefiniowane jako wynagrodzenie w naturze, a tym samym – rodzić obowiązek zapłaty należnych składek i podatków.
Ekwiwalent za posiłki regeneracyjne dla pracowników
Wielu pracodawców zastanawia się, jak udostępnić pracownikom posiłek regeneracyjny – nie zawsze na terenie zakładu funkcjonuje stołówka, dlatego muszą oni poszukiwać innych rozwiązań. Rozporządzenie wskazuje, że posiłki powinny być wydawane w czasie przerw (3-4 godziny po rozpoczęciu pracy) oraz należy zadbać o odpowiednie warunki higieniczne, w których będą spożywane. Jeśli pracodawca nie ma organizacyjnych możliwości wydawania posiłków, może zapewnić korzystanie z nich w puntach gastronomicznych, umożliwić ich samodzielne przygotowanie z dostarczonych produktów lub zaoferować bony i talony na obiady. Wśród wymienionych opcji nie ma jednak możliwości wypłacania ekwiwalentu za posiłek regeneracyjny, chociaż jest to forma, którą często interesują się pracodawcy i zatrudnieni. Takie rozwiązanie jednoznacznie zostało zanegowane w paragrafie 8 rozporządzenia.
Posiłki regeneracyjne a podatek/VAT
Możliwość odliczenia VAT od kosztów zakupu posiłków profilaktycznych jest ściśle związana z tym, jaką formę ich zorganizowania wybierze pracodawca. Jeśli świadczenie będzie miało postać usługi gastronomicznej, czyli pracownicy będą mogli z nich korzystać w restauracji lub barze, podatnik nie będzie miał możliwości odliczenia VAT. Zupełnie inaczej będą wyglądały kwestie podatkowe, jeśli posiłki nie będą serwowane w punkcie gastronomicznym, ale zamawiane w formie usługi kateringowej. Jeśli firma zewnętrzna przygotuje i dostarczy do siedziby firmy gotowe dania, pracodawca ma prawo do odliczenia VAT.
Interesuje Cię oferta na posiłki regeneracyjne? Sprawdź Lunchspot!
Posiłek regeneracyjny to nie tylko wymóg nakładany na pracodawcę przez przepisy Kodeksu Pracy, ale również sposób, by zadbać o wydajność i komfort pracowników! Warto z rozwagą podejść do wyboru sposobu organizacji posiłków regeneracyjnych, by był korzystny dla obu stron. Szukasz rozwiązania dla swojej firmy? Postaw na zdrowy, smaczny i bezpieczny firmowy catering prosto od Lunchspot. Wystarczy, że wypełnisz krótki formularz dostępny na naszej stronie, a z przyjemnością przygotujemy dla Ciebie w pełni indywidualne menu – dopasowane do potrzeb, jak i charakteru obowiązków Twoich pracowników.