Jeśli rozważasz wprowadzenie posiłków pracowniczych w swojej firmie, z pewnością gdzieś z tyłu Twojej głowy pobrzmiewa dylemat — organizować żywienie własnymi siłami czy skorzystać z usług operatora? Chcielibyśmy wspomóc Cię w tej decyzji, dlatego postaramy się przedstawić wady i zalety obu opcji.
Samodzielna organizacja posiłków
Zalety
Działanie we własnym zakresie
Dużym plusem samodzielnej organizacji posiłków jest fakt, że masz kontrolę nad każdym etapem i procesem, jaki się na nią składa. Od samego początku czuwasz zarówno nad sposobem zamawiania posiłków, organizacją miejsca do jedzenia dań, jak i nad rozliczaniem zamówień. To Ty wybierasz restaurację, z której będziesz zamawiać jedzenie dla pracowników. Ustalasz z nim wszelkie szczegóły i godziny dostaw.
Pewną zaletą jest też ustalenie budżetu na własnych zasadach. Teoretycznie możesz ustalić dowolną kwotę dofinansowania do posiłków i zmieniać ją, bez oglądania się na cokolwiek (choć oczywiście nie polecamy gwałtownych ruchów w tym zakresie).
Wady
Dodatkowe obowiązki
Niestety samodzielne działanie oznacza sporo dodatkowej pracy do wykonania. Ktoś musi dbać o zbieranie zamówień od pracowników i regularny kontakt z restauratorem oraz pilnowanie dostaw i odbieranie posiłków. Konieczne jest również skrupulatne notowanie kosztów posiłków, wprowadzanie kwot do programu kadrowo-płacowego i rozliczanie ich. To wszystko stanowi konkretne obowiązki, które dodatkowo obciążają pracowników firmy. W sytuacji, gdy decydujemy się na otwarcie własnej kantyny dla pracowników, pojawia się ogrom pracy związany z opieką nad takim miejscem i ekipą zatrudnioną do gotowania.
Większe zużycie zasobów
Organizacja posiłków pracowniczych we własnym zakresie może też wiązać się ze zwiększonym zużyciem zasobów i negatywnym wpływem na środowisko. Przygotowując jedzenie na terenie zakładu pracy, zużywamy dużo wody i energii (również na sprzątanie i mycie naczyń). Z kolei gdy decydujemy się na zamawianie posiłków na dowóz, nie mamy gwarancji, że restaurator dostarczy je w ekologicznym opakowaniu z biodegradowalnego tworzywa.
Monotonna kuchnia
Pewną niedogodnością może być też montonia w menu. Teoretycznie własna kantyna na terenie firmy daje nam spore możliwości w zakresie doboru dań, jednak w praktyce będą nas ograniczać względy ekonomiczne (wprowadzanie różnorodnych potraw i typów posiłków może być niegospodarne, gdyż będzie wymagało zakupu wielu różnych produktów). Jeśli będziemy zamawiać posiłki z restauracji, jesteśmy uzależnieni od oferty lokalu, a często również skazani na jeden typ kuchni.
Współpraca z operatorem
Zalety
Zwolnienie zasobów pracowniczych
Dzięki współpracy z operatorem organizacja żywienia zajmuje znacznie mniej czasu, dlatego nie musisz angażować dodatkowych rąk do pracy ani przydzielać nowych zadań pracownikom działów HR czy księgowości. Nie zajmujesz się również zatrudnianiem dodatkowych osób do obsługi kuchni ani kantyny. Odpada też praca związana z poszukiwaniami takiej restauracji, która przypadnie większości pracownikom do gustu i będzie dowozić posiłki na czas. Wszystko to zostaje po stronie operatora, a Ty wraz z resztą pracowników skupiasz się na dotychczasowych aspektach działania firmy.
Różnorodność dań
Operator jest również w stanie zapewnić bardziej urozmaicone posiłki. Większość operatorów stara się najpierw poznać potrzeby żywieniowe pracowników firmy, następnie na ich podstawie dobrać kilka lokali gastronomicznych, które będą cyklicznie dostarczać jedzenie do zakładu pracy. Pozwala to zaoferować dania z wielu kuchni świata i różnorodne formy posiłków — przekąski, zupy, desery, dania śniadaniowe oraz tradycyjne obiady domowe, czy nawet fit catering. To po stronie operarotara spoczywa obowiązek znalezienia takich restauracji, których oferta najlepiej odpowie na potrzeby żywieniowe i preferencje smakowe pracowników.
Atrakcyjne ceny posiłków
Być może zapytasz “Jak to możliwe, że korzystając z usług operatora, mogę liczyć na niższe ceny dań? Komu opłaca się takie rozwiązanie?”.
Jest to całkiem realne ze względu na kilka kwestii. Operator nawiązuje regularną współpracę z restauracjami i lokalami gastronomicznymi, zapewniając im stały i przewidywalny napływ zamówień. Wbrew pozorom, jest to sytuacja na tyle korzystna dla restauracji, że są skłonne w drodze negocjacji z operatorem przystać na nieco niższe ceny dań. W zamian za drobne ustępstwa w kwocie pojedynczego posiłku restaurator zyskuje znacznie więcej — stabilny rynek zbytu i możliwość planowania dań. Dzięki temu sytuacja finansowa lokalu jest mniej zależna od jednorazowych klientów, a prawdopodobieństwo marnowania produktów żywieniowych spada. Pstryk! I tak niższe ceny posiłków stają się opłacalne dla wszystkich — nawet dla restauracji.
Wsparcie technologiczne
Technologia może być pomocna na wielu obszarach związanych z organizacją posiłku. Niestety samodzielne zaprojektowanie i stworzenie efektywnego systemu do organizacji posiłków może okazać się karkołomnym zadaniem, nawet na dużych firm, które dysponują sporymi zasobami. Trudno własnym sumptem napisać oprogramowanie obejmujące bazę restauratorów, moduł do wygodnego rozliczania płatności, czy też integrację z popularnymi programami kadrowymi.
Ze względu na to warto zdecydować się na współpracę z operatorem, który zapewni nam odpowiednie technologie. Przemyślana aplikacja webowa i na urządzenia mobilne pozwoli pracownikom samodzielnie zamawiać posiłki z różnych restauracji, a nawet planować zamówienia z wyprzedzeniem. Lunchspot dodatkowo instaluje za darmo u wybranych klientów specjalne kioski umożliwiające składanie zamówień osobom bez dostępu do komputera czy smartfona (przydatne zwłaszcza na halach fabrycznych). Dobrze zaprojektowany system umożliwi nam również automatyczny zapis zamówień i ich wygodne rozliczanie na koniec miesiąca, pobieranie raportów rozliczeniowych, a także wspomnianą integrację z oprogramowaniem kadrowo-płacowym.
Wady
Brak kontroli nad każdą częścią procesu
Oczywiście współpraca z operatorem ma swego rodzaju wadę. Niektóre procesy przejmuje od Ciebie operator, w związku z czym nie czuwasz osobiście nad każdym aspektem organizacji posiłków. Może być to problematyczne, zwłaszcza dla osób, które lubią sprawować pieczę nad wszystkim od A do Z. Taka jest natura outsourcingu pewnych usług — oddajemy część zadań profesjonalistom w danej dziedzinie.
Mamy nadzieję, że ten artykuł ułatwi Ci podjęcie decyzji, czy organizacją posiłków lepiej zająć się na własną rękę, czy skorzystać z pomocy operatora. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości w zakresie benefitu lunchowego i organizacji żywienia pracowniczego — odezwij się do nas, chętnie dzieliśmy się wiedzą w tym zakresie.