W ostatnim artykule pisaliśmy o kluczowych danych i wskaźnikach, które są istotne przy monitorowaniu efektywności działań w obszarze HR. Sygnalizowaliśmy też, na co zwracać uwagę przy podejmowaniu decyzji na podstawie danych. W tym tekście chcemy opowiedzieć więcej o tym, w jaki sposób zacząć wprowadzać podejście data-driven w swojej organizacji.
Czym jest data-driven w HR?
Podejście data-driven w HR opiera się na analizie kluczowych KPI i podejmowaniu bardziej świadomych decyzji dotyczących zarządzania zasobami ludzkimi. Dzięki zaawansowanym narzędziom analitycznym oraz integracji systemów HR (np. ATS, HCM), zespoły HR mogą:
- przewidywać trendy, na przykład rotację pracowników lub potrzeby szkoleniowe
- optymalizować procesy, takie jak rekrutacja, onboarding, rozwój talentów czy planowanie sukcesji,
- dostosowywać strategie, na podstawie danych dotyczących zaangażowania, satysfakcji i wyników pracowników.
Dlaczego dane w HR są tak ważne?
Zarządzanie zespołami i tworzenie kultury organizacyjnej to nie tylko kwestie działań prowadzonych na bieżąco, ale przede wszystkim odpowiednia strategia. Dane pozwalają zidentyfikować potencjalne problemy, takie jak wysoka rotacja czy brak zaangażowania, zanim przekształcą się one w poważne wyzwania biznesowe. Analiza danych w HR pomaga:
- zrozumieć, jakie czynniki wpływają na efektywność zespołów,
- precyzyjnie planować budżety na szkolenia i benefity.
- dostosować strategie zatrudnienia do realnych potrzeb firmy.
Jak wdrożyć podejście data-driven w HR krok po kroku?
Krok 1. Ustal kluczowe dane
Pierwszym krokiem we wdrażaniu podejścia data-driven w HR jest identyfikacja danych, które są najważniejsze dla realizacji celów organizacji. Musimy określić, jakie wskaźniki odzwierciedlają efektywność procesów rekrutacyjnych, retencję pracowników, poziom satysfakcji czy wydajność zespołów. Ważne, by dane dostosować do naszych priorytetów, a nie odwrotnie.
Aby to osiągnąć, warto współpracować z liderami biznesowymi, by określić, jakie informacje są potrzebne do podejmowania lepszych decyzji. Na przykład dane o rotacji mogą wskazywać na problemy w środowisku pracy, a analizy kosztów rekrutacji pomagają zoptymalizować budżet. Ważne jest też zrozumienie specyfiki danej branży, ponieważ kluczowe wskaźniki różnią się w zależności od sektora – od IT po produkcję czy sprzedaż detaliczną.
Krok 2. Wybierz narzędzia do gromadzenia danych
Kiedy wiesz, jakie dane są potrzebne, kolejnym krokiem jest stworzenie systemu do ich zbierania. Na rynku istnieje wiele narzędzi, które automatyzują i usprawniają ten proces – od zaawansowanych systemów ATS (Applicant Tracking Systems) w rekrutacji, przez oprogramowanie do oceny wydajności pracowników, aż po platformy ankietowe mierzące zaangażowanie i satysfakcję. Dostępne są również kompleksowe platformy do HRM oferujące właściwie cały wachlarze funkcjonalności do zarządzania procesami HR.
Kluczowe jest, aby narzędzia te były dostosowane do specyfiki organizacji oraz w miarę możliwości integrowały różnorodne źródła danych. Od Ciebie i potrzeb organizacji zależy, czy lepszym wyborem będzie przejście na jeden wszechstronny system, czy zintegrowanie kilku mniejszych narzędzi. Pamiętajmy o tym, że gromadzenie danych powinno być przejrzyste i zgodne z przepisami, takimi jak RODO.
Krok 3. Zadbaj o integrację danych z systemami firmowymi
Dane w HR zazwyczaj pochodzą z różnych źródeł, takich jak systemy kadrowe, raporty finansowe czy narzędzia do zarządzania projektami. Dlatego ważnym etapem jest integracja tych danych w jednym miejscu, aby możliwe było tworzenie pełniejszych i bardziej trafnych analiz. Integracja może odbywać się za pomocą hurtowni danych lub platform BI (Business Intelligence), które pozwalają na łączenie i analizę danych z wielu systemów.
W tym punkcie warto przypomnieć również zasadę, o której wspominaliśmy wcześniej. Dane i KPI analizowane przez dział HR zawsze istnieją w ogólnofirmowym ekosystemie informacji, Nie warto ich analizować w oderwaniu od ogólnych wskaźników biznesowych i celów organizacji.
Krok 4. Edukuj zespół w zakresie analityki
Nawet najlepsze narzędzia analityczne będą bezużyteczne, jeśli zespół HR nie będzie potrafił ich efektywnie wykorzystywać lub uzna, że są one czymś narzuconym odgórnie. Dlatego konieczne jest przeszkolenie pracowników w zakresie podstaw analizy danych oraz interpretacji wyników. Szkolenia mogą obejmować zarówno korzystanie z narzędzi analitycznych, jak i techniki prezentacji wyników oraz storytellingu danych. Pracownicy HR powinni również rozumieć, jak unikać pułapek związanych z analizą, takich jak błędne wnioski wynikające z niewłaściwej interpretacji korelacji.
Pamiętaj też, że początkowo duże zmiany, z jakimi wiąże się wdrażanie data-driven, mogą budzić naturalny opór zespołu. Przełamać ten opór pozwolą właśnie działania edukacyjne, a także wcześniejsze przygotowanie reszty zespołu na nadchodzące zmiany. Ważne też, by cały zespół uczestniczył w doborze odpowiednich wskaźników, które będą kluczowe przy ocenie efektywności.
Krok 5. Wykorzystaj narzędzia do wizualizacji danych
Ostatnim etapem jest umiejętne prezentowanie wyników analiz. Nawet najbardziej zaawansowane analizy tracą swoją wartość, jeśli nie są przedstawione w zrozumiałej formie. Dlatego warto wykorzystać narzędzia do wizualizacji danych, takie jak Tableau, Power BI czy Google Data Studio, które umożliwiają tworzenie intuicyjnych wykresów, raportów i dashboardów. Również dobrze znana wszystkim Canva oferuje sporo ciekawych szablonów oraz schematów ułatwiają projektowanie estetycznych wizualizacji.
Wizualizacja pozwoli Ci lepiej komunikować analizowane dane oraz płynące z nich wnioski reszcie zespołu oraz zarządowi, dzięki temu cele, strategie i wymierne efekty działu HR będą lepiej rozumiane, a także bardziej widoczne. Dlatego warto zadbać o to, by raporty, które będziemy przygotowywać, były nie tylko najeżone statystykami, ale też przejrzyste.
Wdrożenie podejścia data-driven w HR nie jest jednorazową inicjatywą, lecz wieloetapowym procesem. Zbudowanie dobrze działającego systemu wartościowych danych wiąże się nie tylko z opanowaniem technologii, ale też zmianą kultury organizacyjnej, w której dane stają się podstawą strategicznego zarządzania zasobami ludzkimi. Z pewnością jednak warto zacząć działać w tym kierunku, nie tylko ze względu na rosnącą rolę danych w dzisiejszej gospodarce, ale również po to, by świadomie i na podstawie mierzalnych przesłanek kształtować strategie działów.