Przymierzasz się do wprowadzenia benefitu żywieniowego w zakładzie pracy? Organizujesz posiłki w dużej firmie i szukasz sposobu na optymalizację tego obszaru? Przeczytaj nasz tekst, w którym wspólnie przejdziemy przez wszystkie etapy optymalizacji żywienia dla pracowników fabryki.
Przy okazji naszego tekstu o zarządzaniu kantyną pracowniczą wspominaliśmy o tym, że organizacja posiłków pracowniczych to szereg procesów. W tym tekście doradzamy, w jaki sposób wziąć byka za rogi i zmierzyć się z nimi krok po kroku, by organizacja żywienia w firmie przebiegała szybko i sprawnie.
Krok I Rewidujemy potrzeby żywieniowe pracowników
Pierwszym krokiem do skutecznej organizacji posiłków w firmie jest ewaluacja potrzeb żywieniowych. Oczywiście, nie jesteśmy w stanie w 100% dostosować się do szczegółowych preferencji każdego pracownika, ale zawsze możemy określić pewne ramy. Otwórzmy pusty dokument lub weźmy kartkę papieru i zastanówmy się:
- W jakich godzinach jedzą osoby zatrudnione w naszej fabryce? Czy wszyscy mają jedną przerwę obiadową? A może obowiązuje u nas tryb zmianowy i każda zmiana je o innej porze? Czy każdy pracownik ma możliwość zjedzenia ciepłego posiłku?
- Czy nasi pracownicy chętniej sięgną po mniejsze posiłki typu lunch, śniadanie lub przekąska, czy raczej potrzebują solidnego obiadu? Jeśli zmiany trwają około 8 godzin, mniejszy posiłek powinien wystarczyć, w przypadku dłuższego czasu pracy, najodpowiedniejsze będą standardowe obiady (większość znanych nam fabryk wybiera tę drugą opcję)
- Co lepiej się u nas sprawdzi? Tradycyjne dania kuchni polskiej? Kuchnia orientalna? Kuchnia włoska?
Powinniśmy dążyć do sytuacji, w której organizowane przez firmę jedzenie przynajmniej częściowo odpowiada preferencjom pracowników. Tylko wówczas benefit lunchowy będzie naprawdę skuteczny. Dlaczego poświęcamy temu zagadnieniu cały akapit? Czy pracownik nie powinien być wdzięczny za sam fakt, że pracodawca finansuje lub współfinansuje posiłki? Pamiętajcie — to firmie powinno zależeć na tym, by załoga była jak najbardziej zadowolona z podejmowanych działań. Sytuacja, w której pracownicy korzystają z posiłków, jest bowiem w interesie pracodawcy. Wówczas jedzenie rzeczywiście wpływa na satysfakcję zespołów, a firma unika marnowania jedzenia, gdyż to co, zamówione jest zjadane
Krok II Współpracujemy z restauracją lub operatorem
Własna kantyna daje nam swobodę i możliwość sprawowania pełnej kontroli nad całym procesem organizacji żywienia. Jest to jednak spore obciążenie dla firmy, która musi stale zatrudniać załogę odpowiedzialną za przygotowania posiłków i utrzymanie stołówki w czystości. Przygotowywanie posiłków na miejscu wiąże się też z regularnym zużyciem zasobów — wody, prądu i gazu. Konieczne jest też odpowiednie przechowywanie produktów i utylizowanie odpadów.
Jeśli chcemy uprościć organizację żywienia, potrzebujemy wsparcia w tym zakresie. Niektóre firmy decydują się w tym zakresie na współpracę z lokalem — w tej sytuacji odpada konieczność zatrudniania zespołu na kuchnię, zamawiamy odpowiednie posiłki na dowóz w wybranej restauracji. Minusem takiego rozwiązania jest fakt, że jesteśmy całkowicie zależni od jednego restauratora (bo zamawianie z kilku różnych miejsc komplikuje sprawę), co może wiązać się z mało urozmaiconym menu.
Trzecią opcją jest współpraca z operatorem zajmującym się organizacją posiłków dla firm. Wówczas zdejmujemy z siebie ciężar zarządzania kantyną i samodzielnego rozliczania zamówień, a w zamian za to otrzymujemy dostęp do posiłków z różnorodnych restauracji i technologie upraszczające procesy związane z organizacją zamówień. Kooperacja z operatorem gwarantuje również wsparcie działu supportu i jest gwarancją pewnych standardów, choćby w zakresie ekologii. Posiłki docierają do fabryki w opakowaniach z biodegradowalnych materiałów.
Krok III Ustalamy optymalną wysokość dofinansowania
Osobną kwestią, która jest silnie związana z satysfakcją pracowników, to ustalenie odpowiedniej kwoty i sposobu dofinansowania dań. W sektorze produkcyjnym najczęściej bardzo dobrze sprawdza się dofinansowanie dzienne i takie rozwiązanie rekomendujemy większości organizacji. Taki rodzaj dofinansowania przyzwyczaja również pracownika do tego, że korzysta z posiłków każdego dnia, stale więc dostrzega płynące z nich korzyści i docenia je. Jeśli chodzi o wysokość dofinansowania, to w momencie publikacji tego artykułu rekomendowana kwota to 10-12 złotych na dzień. Taka suma sprawia, że pracownik do większych dań obiadowych musi dopłacić kilka złotych. Jednocześnie dania są dla niego nadal bardzo atrakcyjne cenowo i pozwalają mu wprowadzić zauważalne oszczędności do budżetu domowego. Dostrzega on zatem realną wartość benefitu.
Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule o dofinansowaniach w kontekście posiłków pracowniczych.
Krok IV Wykorzystujemy technologię do składania zamówień
Składanie zamówień tradycyjnymi metodami to masa niepotrzebnej pracy. Po pierwsze ktoś musi pamiętać o regularnym składaniu zamówień i zapisywaniu ich. Jeśli dodatkowo chcemy, by pracownicy mieli do wyboru kilka dań, wszystko jeszcze bardziej się komplikuje — musimy przekazać pracownikom menu na dany dzień i zebrać ich decyzje oraz przekazać restauratorowi. Na szczęście istnieją systemy, które umożliwiają samodzielne składanie zamówień użytkownikom. W aplikacji Lunchspot pracownik dodatkowo ma możliwość wglądu do menu na cały tydzień, dzięki czemu może z wyprzedzeniem zaplanować swój jadłospis. Ta funkcja pozwala pracodawcom wspierać zdrowe nawyki żywieniowe pracowników. Co więcej, system jest dostępny również online, na stronie internetowej. W fabrykach, w których pracownicy na hali produkcyjnej nie mają możliwości skorzystania z telefonu, instalujemy specjalne cyfrowe kioski służące do składania zamówień.
Krok V Upraszczamy rozliczanie zamówień
Rozliczanie posiłków również jest procesem, który możemy zautomatyzować. Wystarczy tylko skorzystać z odpowiedniego systemu. Lunchspot umożliwia automatyczne zapisywanie posiłków zamówionych przez każdego użytkownika. Na koniec okresu rozliczeniowego kwoty wszystkich zamówień są sumowane i generowanie w formie raportu do pobrania. System można w dodatku wygodnie zintegrować z oprogramowaniem kadrowo-płacowym, co sprawia, że posiłki niemal rozliczają się same. Upraszcza to pracę nie tylko działom HR, ale także księgowości.
Mamy nadzieję, że udało nam się należycie przedstawić obszary, w których optymalizacja posiłków dla pracowników fabryki jest możliwa. Oczywiście procesów nie da się ulepszyć jednym pstryknięciem palcami. W tym przypadku kluczową rolę odgrywa wsparcie zewnętrzne, technologia i nastawienie na potrzeby pracownika. Optymalizacja w obszarze żywienia pracowniczego niesie jednak wiele korzyści — od zwolnienia zasobów, mniejszą ilość pracy, przez kwestie ekologiczne, aż po wzrost satysfakcji pracowniczej. Skontaktuj się z nami, może już czas zoptymalizować organizację posiłków w Twojej firmie?